[Suy ngẫm] Thế nào là bậc đại phu có khí phách hơn người?

[Suy ngẫm] Thế nào là bậc đại phu có khí phách hơn người?

Đừng để ý người khác nói gì sau lưng bạn, bởi vì những lời nói đó không thể thay đổi được sự thật, mà còn làm rối loạn tâm trí bạn. Muốn thành công, nhìn được xa trông được rộng thì nhất định bạn phải rèn luyện khí phách của mình.

Người xưa “tướng tại tâm sinh, cảnh tùy tâm chuyển”, ý tứ là “hình tướng bên ngoài là phản ánh tâm của người đó”, cùng là một sự vật, mỗi người có nhận định và ý kiến khác nhau. Bởi vậy, nếu tâm đã loạn thì tất cả cũng sẽ loạn theo.

Người đã hiểu bạn thì không cần giải thích họ cũng hiểu; người đã không hiểu bạn thì có giải thích cũng bằng không. Qua thời gian không chắc sẽ có tình cảm nhưng nhất định sẽ hiểu được nhau.

Khí phách con người rất quan trọng, phải học cách tự nói với chính mình và luôn tin rằng, người thực sự hiểu bạn chắc chắn không bao giờ vì cái này hay cái kia mà nghi ngờ bạn. Cần nuôi dưỡng khí phách của mình, khí phách không phải là tính cách, nó là một dạng thần thái của con người.


Khí phách là khí chất của mỗi người, là những gì biểu hiện ra ngoài của nội tâm, là sức mạnh vô hình toát ra từ tố chất của con người.

Khí phách không phải bẩm sinh đã có mà phải qua rèn luyện, tích lũy dần trong cuộc sống hàng ngày, là một dạng nhận thức của con người trong việc đối nhân xử thế, bộc lộ tự nhiên, không phải muốn tạo ra là tạo ra được.

Người có khí phách giao tiếp lịch sự, xử sự ôn hòa, thái độ nhã nhặn, không vội vàng, không lười biếng, không đờ đẫn, ngây người khi có việc cần làm.

Người có khí phách nhìn nhận vấn đề ở một tầm cao hơn, làm cho người khác thấy nể trọng, họ giống như một cuốn sách hay luôn cuốn hút người đọc, luôn thú vị, hấp dẫn từ mọi khía cạnh và khi đã cầm lên đọc sẽ không muốn dừng lại, càng đọc càng thấy hay.

Khí phách là một dạng nhẫn nhịn, không bộc phát làm tổn thương người khác.

Khí phách là một dạng tính cách giản dị, không màng lợi lộc, công danh, tâm luôn trong sáng.

Ngay thẳng, không phụ thuộc vào người khác, biết dừng đúng lúc, khi theo đuổi điều gì sẽ làm đến cùng, chưa đạt mục đích không buông tay.

Khí phách là làm cho người khác kính trọng chứ không phải là nể sợ.

Với bạn bè luôn chân thành, với bố mẹ luôn hiếu thuận. Đứng ở vị trí cao nhưng không thể hiện cho người khác thấy, làm như thế càng khiến cho người khác nể trọng.

Kiềm chế bản thân, suy nghĩ thấu đáo, không ngừng học tập, bạn có thể không làm được việc tề gia, trị quốc, bình thiên hạ nhưng trong tâm bạn luôn nghĩ đến. Mở rộng tầm mắt, vươn cao và đi xa hết mức có thể của bản thân. Khí phách chính là con người bạn, rèn luyện tốt bản thân là nuôi dưỡng tốt khí phách của mình!

khi phach con nguoi

(Ảnh: internet)

Khí phách là một dạng khiêm nhường. Người ít học thường khoe khoang, thể hiện; trong ba người cùng đi ắt sẽ có người là thầy của ta, không nên xem thường người khác, nên nhìn người khác để thấy hạn chế mình, không sùng bái bất kỳ ai nhưng luôn học hỏi những điểm mạnh của người khác.

Khí phách là một dạng thái độ ứng xử. Khổng tử khi gặp Tề Cảnh Công mặt không đổi sắc vì đều là người thường, gặp người tài đức sẽ cố gắng học hỏi để trở thành người như họ, không có gì phải sợ hãi, luôn duy trì nhân cách và tự trọng của bản thân.

Khí phách là một dạng đỉnh cao của học vấn. Biển học rộng lớn, không ngừng học tập sẽ đến lúc ta đến được bến bờ thành công, càng đứng trên cao sẽ càng nhìn được xa!

Khí phách là một dạng tài phú luôn gắn chặt với mình, không ai lấy đi được, bộc lộ ra ngoài sẽ luôn được mọi người khen ngợi, tán dương, ẩn giấu đi giúp bản thân luôn ung dung tự tại.

Khí phách là một dạng tu dưỡng ở mức độ thâm sâu. Người khác sẽ không biết bạn nghĩ gì nhưng đừng để người khác nghi ngờ, căm hận bạn.

Để có được khí phách là rất khó, nhưng nếu làm được bạn sẽ có được con đường thênh thang rộng mở.

Những cuốn sách không thể không đọc một lần

1. Hành Trình Về Phương Đông
2. Nghĩ Giàu Và Làm Giàu
3. Khuyến Học
4. Sức Mạnh Tiềm Thức
5. Quốc Gia Khởi Nghiệp
6. Nhà Giả Kim

Theo Secretchina

Quỳnh Chi -Daikynguyen biên dịch

[Kỹ năng] Tổ chất cần thiết của một nhà lãnh đạo

[Kỹ năng]  Tổ chất cần thiết của một nhà lãnh đạo

1/ Người lãnh đạo phải biết “lãnh đạo”

Khái niệm này tưởng chừng khá hài hước nhưng người lãnh đạo phải có khả năng “lãnh đạo” theo đúng nghĩa chứ không chỉ là khả năng quản lý và điều hành. Điều này có nghĩa là một người lãnh đạo cần giữ vai trò hướng dẫn, lựa chọn mục tiêu, xác định tầm nhìn, dẫn dắt và tạo động lực cho doanh nghiệp phát triển.

2/ Tự tin, có chí hướng, có trách nhiệm và biết cách đối xử với nhân viên
Người lãnh đạo thành công là người luôn đi thẳng, ngẩng cao đầu, bước những bước chững chạc và tự tin. Tự tin là một trong những phẩm chất dẫn đến thành công. Ngoài ra, người “cầm cân nẩy mực” luôn phải giữ bình tĩnh và tự chủ trong mọi tình huống để đối mặt với mọi sóng gió và thách thức trên thương trường.

3/ Nắm vững khoa học về tổ chức quản lý

Người lãnh đạo doanh nghiệp không nên “huyênh hoang” về trình độ, năng lực kinh doanh của mình, càng không nên lạm dụng uy tín, vị thế để chèn ép, kìm hãm sáng kiến của nhân viên dưới quyền. Biết động viên và khai thác năng lực, tính sáng tạo của nhân viên là một trong những nghệ thuật sử dụng người mà không phải nhà lãnh đạo nào cũng làm được.

4/ Biết quý trọng thời gian của nhân viên

Người lãnh đạo không bao giờ được phép tạo ra không khí vô công rồi nghề trong doanh nghiệp của mình vì điều này sẽ làm rệu rạo khí thế làm việc của nhân viên. Việc lãnh đạo không biết bố trí nhân viên và tổ chức công việc kinh doanh sẽ phá vỡ trình độ văn minh của quản lý lao động và văn hoá doanh nghiệp.

5/ Nghiêm túc và đòi hỏi cao

Nghiêm túc và đòi hỏi cao không đồng nghĩa với bắt bẻ hay hoạnh họe nhân viên. Những đòi hỏi đúng mực và nghiêm túc không hề gây ra sự thiếu thiện cảm của nhân viên dưới quyền, ngược lại, qua đó lãnh đạo sẽ nâng cao được uy tín của mình.

6/ Phê bình và biết tiếp thu ý kiến đóng góp của nhân viên

Người lãnh đạo sợ phê bình thì không thể là người chèo chống con tàu được. Thay cho việc không phê bình được nhân viên, nhà lãnh đạo sẽ lại luôn tự phàn nàn, và điều này sẽ tạo nên ấn tượng không mấy tốt đẹp về mình trong con mắt của nhân viên.

Phê bình cần mang tính xây dựng nhằm giúp nhân viên sửa chữa khuyết điểm. Người lãnh đạo giỏi là người không những chỉ cho nhân viên thấy được vi phạm mà còn hướng dẫn, giúp họ nhận thức được sâu sắc sai lầm của mình và sửa chữa nó.

7/ Biết thưởng, phạt hợp lý

Người lãnh đạo không nên tiết kiệm lời khen. Hãy khen thưởng nhân viên khi họ xứng đáng được khen. Ngược lại, khi phạt, cũng phải mang tính xây dựng, không nên mắng mỏ. Cảnh cáo nên bắt đầu từ khen ngợi, sau đó chỉ cho nhân viên biết khuyết điểm của họ.

Việc cảnh cáo nên chỉ được thực hiện giữa lãnh đạo và nhân viên vi phạm, sao cho các nhân viên khác không biết được. Như vậy những nhân viên dưới quyền sẽ sợ nhưng lại kính trọng lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu cảnh cáo thiếu công bằng, chưa xác đáng thì sẽ gây ra sự phản cảm của nhân viên. Cảnh cáo công khai trước tập thể nhân viên được coi là mức phạt cao nhất và chỉ áp dụng trong những trường hợp đặc biệt khi các biện pháp khác không mang lại hiệu quả.

8/ Lịch thiệp, niềm nở, tế nhị

Lịch thiệp, đó là sự nâng cao lòng kính trọng đối với bản thân và người khác. Những mệnh lệnh được đưa ra trong doanh nghiệp dưới dạng lịch thiệp thường mang lại hiệu quả cao hơn là mệnh lệnh không tôn trọng người khác. Con người, bao giờ cũng có xu hướng chống lại sự thô bạo – một tính chất trái ngược với lịch thiệp và niềm nở.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải tạo ra cho mình thói quen chủ động giao tiếp thân ái, niềm nở và nhìn mọi người bằng con mắt thân thiện. Lịch thiệp khác hẳn với sự xun xoe, nịnh bợ và tâng bốc.

9/ Tính hài hước

Người lãnh đạo cần có tính hài hước. Hài hước không làm tổn hại danh dự của người lãnh đạo. Hài hước là phẩm chất nói lên nhân sinh quan đúng đắn và tinh thần phấn khởi. Trong môi trường kinh doanh đầy sức ép và căng thẳng như ngày nay, tinh thần phấn khởi bao giờ cũng là nhân tố thúc đẩy sự năng động, sáng tạo và hiệu quả.

Hài hước là dấu hiệu của mối quan hệ hữu ái, tốt đẹp, là điềm báo dấu hiệu nổi tiếng của con người.

10/ Có khả năng nói và lắng nghe

Lãnh đạo doanh nghiệp phải biết nói hay, điều đó hoàn toàn không có nghĩa là họ phải là nhà hùng biện. Nói hay là biết nói ngắn gọn, rõ ràng, khúc chiết, chính xác và trình bày gãy gọn ý nghĩ của mình. Người lãnh đạo không thể không biết trình bày những điều cần thiết bằng những câu nói rõ ràng, ngắn gọn và thông minh.

Biết lắng nghe, nói cách khác, biết nghe người khác, cũng là một phẩm chất không thể thiếu. Phải biết gọi người khác đến nói chuyện, biết cách giải trừ căng thẳng về tinh thần, biết nêu ra câu hỏi và biết đặt các câu hỏi cảm thông, biết cách “tước được vũ khí” của người đối diện.

11/ Biết im lặng

Theo Warren Buffet, công thức thành công trong cuộc đời của mình là:
X + Y + Z = Thành công
X: Biết làm việc
Y: Biết nghỉ ngơi, giải trí
Z: Biết im lặng

Im lặng là một phẩm chất lớn, “Lời nói là bạc, im lặng là vàng”.

12/ Nhận biết đặc điểm của từng nhân viên


Đây là một khả năng đặc biệt quan trọng, bởi những người lãnh có khả năng nhận biết được đặc điểm của từng nhân viên có thể tạo dựng và duy trì được sự trung thành của các nhân viên đó với công ty; đồng thời cũng tạo ra bầu không khí hữu nghị, tốt đẹp trong hoạt động của doanh nghiệp.

Sách hay

Hành Trình Về Phương Đông

Nghĩ Giàu Và Làm Giàu

Khuyến Học

Sức Mạnh Tiềm Thức

Quốc Gia Khởi Nghiệp

Nhà Giả Kim

ST

[Kỹ năng] " 6 chiếc mũ tư duy"

[Kỹ năng] " 6 chiếc mũ tư duy"

“6 chiếc mũ tư duy” là một công cụ trợ giúp tư duy được Edward de Bono giới thiệu trong cuốn “6 Thinking Hats”. Đây là một phương pháp cực kỳ hiệu quả, giúp bạn đánh giá sự việc từ nhiều góc nhìn khác nhau để đưa ra quyết định tốt hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ hiểu rõ hơn mọi ngóc ngách của sự việc, nhận diện được những nguy cơ và cơ hội mà bình thường bạn có thể không chú ý đến.

"6 chiếu mũ tư duy"

Những người thành đạt thường tư duy theo hướng tích cực, thiên về lý trí, và đó là một trong những lý do giúp họ thành công. Mặc dù vậy, thông thường, họ có thể không đánh giá vấn đề từ các góc nhìn khác như cảm xúc, trực giác, sáng tạo hoặc mang tính tiêu cực. Hệ quả là đôi lúc họ bỏ qua những yếu tố có thể đưa đến sự thay đổi, không thể tạo ra những đột phá thật sự và không chuẩn bị những kế hoạch dự phòng cần thiết cho những rủi ro có thể gặp. Ngoài ra, những người đã quen giải quyết vấn đề một cách khoa học có thể sẽ không phát huy được khả năng sáng tạo hoặc giải quyết vấn đề dựa trên trực giác của họ.

Nếu đánh giá một vấn đề bằng phương pháp “6 chiếc mũ tư duy”, bạn có thể giải quyết nó dựa trên tất cả các góc nhìn đã đề cập. Bạn sẽ kết hợp được cả tham vọng, kỹ năng thực hành, sự nhạy cảm, sáng tạo và khả năng lập kế hoạch dự phòng tốt trong việc ra quyết định và hoạch định.

Kỹ thuật “6 chiếc mũ tư duy”
 
Hãy lần lượt “đội” 6 chiếc mũ để đánh giá vấn đề. Mỗi lần đội mũ tức là bạn lại chuyển sang một cách tư duy mới.

1. Mũ trắng
Khi đội “Mũ trắng”, bạn sẽ đánh giá vấn đề một cách khách quan, dựa trên những dữ kiện có sẵn. Hãy nghiên cứu thông tin bạn có để tìm ra câu trả lời cho những điều bạn còn thắc mắc.

2. Mũ đỏ
Khi đội “Mũ đỏ”, bạn sẽ đánh giá vấn đề dựa trên trực giác và cảm xúc. Hãy cố gắng đoán biết cảm xúc của người khác thông qua những phản ứng của họ và cố gắng hiểu được những phản ứng tự nhiên của những người không hiểu rõ lập luận của bạn.

3. Mũ đen
Khi đội “Mũ đen”, bạn cần đánh giá vấn đề theo góc nhìn tiêu cực, cẩn trọng và e dè. Hãy cố gắng đoán trước những nguyên nhân có thể khiến ý tưởng và cách giải quyết vấn đề không đạt hiệu quả như mong đợi. Nhìn nhận sự việc theo cách này sẽ giúp bạn loại bỏ những điểm yếu trong một kế hoạch hoặc cách thức tiến hành công việc, điều chỉnh cách giải quyết vấn đề hoặc chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những vấn đề có thể nảy sinh ngoài dự kiến.

Nhiều người thành đạt đã quen với việc suy nghĩ một cách lạc quan. Do vậy, họ có thể sẽ không dự kiến hết được những vấn đề có thể phát sinh nên không có sự chuẩn bị chu đáo. Cách tư duy “Mũ đen” sẽ giúp họ tránh được điều này.

4. Mũ vàng
Khi đội “Mũ vàng”, bạn sẽ suy nghĩ một cách tích cực. Sự lạc quan sẽ giúp bạn thấy hết được những lợi ích và cơ hội mà quyết định của bạn mang lại. Cách tư duy “Mũ vàng” giúp bạn có thêm nghị lực để tiếp tục công việc khi bạn gặp nhiều khó khăn, trở ngại.
 
5. Mũ xanh lá cây
Mũ xanh lá cây tượng trưng cho sự sáng tạo. Lối tư duy tự do và cởi mở khi đội “Mũ xanh” sẽ giúp bạn tìm ra những giải pháp sáng tạo để giải quyết vấn đề.
 
6. Mũ xanh dương
Đây là chiếc mũ người chủ tọa đội để kiểm soát tiến trình cuộc họp. Khi gặp khó khăn do bế tắc về ý tưởng, chủ tọa có thể linh hoạt điều chỉnh cách tư duy của mọi người dự họp sang hướng “Mũ xanh lá cây”. Còn khi cần lập kế hoạch dự phòng, chủ tọa sẽ yêu cầu mọi người tư duy theo cách “Mũ đen”.
Bạn có thể sử dụng phương pháp “6 chiếc mũ tư duy” trong các cuộc họp hoặc khi giải quyết vấn đề của mình. Nếu dùng trong các cuộc họp, kỹ thuật này sẽ giúp chủ tọa tháo “ngòi nổ” xung đột có thể xảy ra khi nhiều người có lối tư duy khác nhau cùng thảo luận về một vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng một phương pháp khác tương tự với “6 chiếc mũ tư duy” là đánh giá vấn đề từ quan điểm của nhiều chuyên gia (bác sĩ, kiến trúc sư, giám đốc kinh doanh …) hoặc khách hàng.

“6 chiếc mũ tư duy” là phương pháp lý tưởng để đánh giá tác động của một quyết định từ nhiều quan điểm khác nhau. Nó giúp bạn kết hợp những yếu tố thuộc về cảm tính với những quyết định lý tính và khuyến khích sự sáng tạo khi ra quyết định. Nhờ vậy, kế hoạch của bạn sẽ hợp lý và chặt chẽ hơn. Ngoài ra, nó còn có thể giúp bạn tránh được những sai lầm về giao tế nhân sự và thấy trước những nhược điểm của một kế hoạch hành động.


(Theo mindtools.com)

[Kỹ năng] Dành 18 phút lập kế hoạch cho mỗi ngày làm việc hiệu quả

[Kỹ năng] Dành 18 phút lập kế hoạch cho mỗi ngày làm việc hiệu quả

Khi dạy mọi người về cách quản lý thời gian, tôi luôn bắt đầu bài giảng với một câu hỏi: "Trong số các bạn có bao nhiêu người có quá nhiều thời gian rảnh rỗi và không biết làm gì với nó?". Trong mười năm, đã không có một cánh tay nào giơ lên.

Điều đó có nghĩa hàng ngày chúng ta bắt đầu công việc và biết rằng mình sẽ không thể hoàn thành hết được mọi thứ. Vì thế, cách thức chúng ta sử dụng thời gian của mình chính là chìa khóa quyết định. Đó cũng là lý do vì sao chúng ta nên lập cho mình một danh sách những việc cần làm và những việc có thể bỏ qua. Từ đó tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Nhưng kể cả khi đã lập ra những danh sách này, thì khó khăn nhất vẫn luôn là thực hiện nó như thế nào. Làm thế nào để bạn có thể thực hiện đúng theo một kế hoạch mà quá nhiều yếu tố đe dọa không cho nó đi đúng đường? Làm sao bạn có thể chỉ tập trung vào một vài việc quan trọng nhất khi mà có quá nhiều việc đòi hỏi sự tập trung nơi bạn?

Chúng ta cần bí quyết.

Jack LaLanne, chuyên gia về vấn đề sức khỏe, biết rất nhiều về những bí quyết. Ông ta nổi tiếng khi tự trói tay mình cùng với một chiếc thuyền chở đầy người rồi bơi hơn một dặm. Nhưng ông không chỉ đơn thuần là một người biểu diễn. Ông còn phát minh ra rất nhiều loại máy tập thể dục, bao gồm cả những máy dùng ròng rọc và những quả tạ được sử dụng rộng rãi ở các phòng tập trên toàn thế giới. Và chương trình của ông, The Jack Lalane Show, là chương trình truyền hình dạy tập thể dục dài nhất được phát trên TV. Nó đã được phát trong 34 năm.

Nhưng những điều đó không gây ấn tượng cho tôi. Ông ta có một bí quyết mà theo tôi, đó mới chính là sức mạnh thật sự.

Đó là làm việc theo trình tự.

Ở tuổi 94, ông vẫn dành hai giờ đầu trong ngày để thực hiện các bài tập thể dục, bỏ ra 90 phút nâng tạ và 30 phút dành cho đi bộ và bơi. Ông ta làm vậy mỗi buổi sáng. Ông làm thế để hướng tới mục tiêu: trong ngày sinh nhật thứ 95 của mình, ông sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm. Ông cũng tỏ ra thích thú khi nói rằng: "Tôi chưa thể chết được. Điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi".

Vì vậy ông luyện tập, một cách kiên định và cẩn trọng, để hướng tới mục tiêu của mình. Ông ta lập đi lập lại những bài luyện tập hàng ngày. Ông theo dõi sức khỏe của mình và hướng nó đi theo đúng lịch trình.

Quản lý thời gian cũng cần có trình tự như vậy. Đó không đơn giản chỉ là những bản danh sách hoặc những ưu tiên mơ hồ. Làm như thể là thiếu đi sự kiên định và cẩn trọng. Nó phải là một quá trình diễn ra liên tục; chúng ta phải làm theo và không được để bất cứ vấn đề gì làm bản thân mất tập trung vào những công việc ưu tiên này.

Theo tôi chúng ta chỉ cần làm theo ba bước và mất không đến 18 phút để kiểm soát công việc trong 8 giờ làm việc của một ngày.

Bước 1 (5 phút). Lập kế hoạch trong ngày. Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra giấy những việc cần làm và quyết định xem hôm nay nên làm việc gì. Việc gì sẽ xúc tiến cho mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác mình đã làm được nhiều việc hữu ích và thành công? Hãy viết những công việc đó vào giấy.

Tiếp theo và quan trọng nhất, là hãy sắp xếp bản kế hoạch của bạn vào lịch làm việc. Hãy xếp những công việc khó nhất và quan trọng nhất vào khoảng thời gian đầu giờ làm việc. Và theo tôi, khoảng thời gian đầu giờ này, nếu có thể, nên diễn trước cả khi bạn kiểm tra hòm thư của mình. Và nếu bản kế hoạch của bạn không thể khớp được với lịch làm việc, hãy làm lại nó, sắp xếp lại những công việc ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến việc bạn quyết định sẽ thực hiện công việc của mình ở đâu và khi nào.

Trong cuốn sách The Power of Full Engagement, Jim Loehr and Tony Schwartz đã mô tả lại cuộc nghiên cứu với một nhóm phụ nữ đồng ý tự thực hiện các bài tập luyện ngực trong 30 ngày. 100% những người phụ nữ trả lời việc họ sẽ thực hiện bài tập ở đâu và khi nào đã hoàn thành bài tập. Chỉ có 53% những người không trả lời được câu hỏi trên hoàn thành bài tập này.

Trong một cuộc nghiên cứu khác, những người đang cai nghiện đã đồng ý viết một bài luận và hoàn thành nó trước 5 giờ chiều trong ngày. 80% số người trả lời câu hỏi họ sẽ viết bài luận ở đâu và khi nào đã hoàn thành nó. Không một ai bỏ qua câu hỏi này hoàn thành.

Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định xem bạn sẽ làm nó ở đâu và khi nào. Nếu không, hãy loại nó ra khỏi bản kế hoạch.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Tìm lại sự tập trung. Hãy chỉnh đồng hồ, điện thoại, hay máy tính của bạn để chúng kêu lên mỗi giờ. Khi chúng kêu lên, hãy thở sâu, nhìn lại bản kế hoạch và tự hỏi bản thân rằng mình đã sử dụng một giờ vừa rồi hữu ích chưa. Sau đó hãy nhìn lại lịch làm việc và cẩn thận xem xét công việc mình sẽ làm trong một giờ tiếp theo. Quản lý công việc của bạn từng giờ. Đừng để thời gian chi phối bạn.

Bước 3 (5 phút). Đánh giá lại. Hãy tắt máy tính và đánh giá lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày. Tự hỏi xem bạn đã thực hiện những công việc gì, tập trung vào vấn đề nào, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?

Thế mạnh của việc thực hiện theo một trình tự chính là khả năng dự báo. Bạn thường làm lặp đi lặp lại những công việc giống nhau với những cách thức giống nhau. Và tác động của việc thực hiện công việc theo trình tự - cũng đến từ khả năng dự báo của nó. Nếu bạn dồn toàn bộ sự tập trung của mình một cách khéo léo và luôn tự nhắc nhở bản thân chỉ tập trung vào vấn đề đó, bạn sẽ luôn giữ được sự tập trung cần thiết. Rất đơn giản.

Làm việc theo trình tự như thế có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển của nước Anh, kéo theo một con tàu và hai tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn có thể rời nơi làm việc với cảm giác mình đã thực hiện được rất nhiều việc hữu ích và thành công.

Và, có phải đó chính là một ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?

(Quốc Dũng dịch - Bài viết của Peter Bregman trên Harvard Business Publishing)

Theo TuanVietNam

[Kỹ năng] Lập kế hoạch và tổ chức công việc

[Kỹ năng] Lập kế hoạch và tổ chức công việc


Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tài liệu lập kế hoạch của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty.

1. Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

2. Ý nghĩa

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

3.2 Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…

3.4 Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

3.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.

a. Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn NVL.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng.

4. Phân loại
- Hoạch định chiến lược.
- Hoạch định tác nghiệp.
- Hoạch định dự án.
- Mục tiêu.
- Hoạch định năm.
- Hoạch định tháng.
- Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược
Đặc điểm
- Thời hạn: vài năm
- Khuôn khổ: rộng
- Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược
- Nhận thức được cơ hội
- Xác định các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề
- Xác định các phương án lựa chọn
- Đánh giá các phương án.
- Lựa chọn phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:
- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.

4.2 Hoạch định tác nghiệp
Đặc điểm
- Thời hạn: ngày, tuần, tháng
- Khuôn khổ: hẹp
- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
- Các loại sổ tay, cẩm nang.
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án
- Xác định các yêu cầu của dự án.
- Xác định các quy trình cơ bản.
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)
- Phân loại mục tiêu
- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục tiêu
- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.

a/Specific – cụ thể, dễ hiểu
- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b/Measurable – đo lường được
- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable – vừa sức.

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d/Realistics – thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

e/Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu
Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty.
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:
Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch năm.
- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
Nội dung kế hoạch tháng
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
- Các công việc trong kế hoạch tháng.
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

Sách hay

[Kỹ năng] Lập kế hoạch và tổ chức công việc

Nguồn tranphudn.com